(Total coast of Ownership)
Стоимость создания и внедрения ИС определяются фактическими затратами на реализацию проекта. Эти затраты оценить достаточно просто.
Однако стоимость владения ИС оценить значительно сложнее. Во-первых для этого необходимо разработать методику оценки стоимости владения, во-вторых необходимо произвести анализ затрат по статьям расходов выделенных в расходы на эксплуатацию и развитие ИС.
Проблема оценки совокупной стоимости владения ИС - в английской аббревиатуре TCO - последнее время активно обсуждается специалистами. Достаточно поискать в Internet информацию на тему Total coast of Ownership, и сразу обнаружатся десятки публикаций. Этому есть очень простое объяснение. Менеджерам необходимо управлять плановыми затратами на ИС. В противном случае функционирование ИС превратится в неконтролируемое, и из преимуществ компании постепенно станет источником не стабильности. Подробное описание всех методик может занять не одну сотню Килобайт текста, поэтому рассмотрим некоторые методики оценки TCO .
Во многих моделях TCO оцениваются средние фактические затраты на конкретную ИС по сравнению со среднеотраслевыми затратами на эксплуатацию и развитие конкретной ИС в расчете на одного клиента. Чтобы избежать некоторых сложностей в сравнении принимаются средние показатели для однородного состава фондов и фиксированные соотношения клиентов и серверов. Для оценки TCO удельные затраты на одного клиента умножаются на общее количество клиентов. Однако такое упрощение дает большую погрешность оценки.
Совокупная стоимость владения TCO первоначально разрабатывалась как средство для расчета стоимости владения компьютером на Wintel-платформе. Однако в последнее время, в первую очередь благодаря усилиям Gartner Group и Interpose (В конце февраля 1998 года Gartner Group приобрела Interpose, став единоличным владельцем всех ресурсов наиболее популярной методики TCO), эта методика стала основным инструментом и в других областях компьютерных технологий. Например, сейчас имеются методики расчета TCO документооборота, различных аппаратных платформ, сетей, программного обеспечения.
Сложность управления и разветвленная инфраструктура корпоративной информационной системы - вот главные факторы, влияющие на TCO . Методика TCO представляет собой двумерную модель, основанную на получении и анализе информации о бюджете на информационные технологии конкретного предприятия.
Впервые вопросами подсчета стоимости владения, правда, в упрощенном виде, занялась Gartner Group еще в 1987 году.
Рассмотрим модель TCO, основой для которой является концепция, предложенная Gartner Group. В этой модели учитываются следующие IT-затраты: фиксированные, или, как их еще называют, капитальные вложения, и текущие. Их условно разносят по временной шкале: капитальные вложения осуществляются на этапе построения ИС, текущие затраты - на этапе функционирования. По методике Gartner Group к фиксированным следует относить следующие затраты:
стоимость разработки и внедрения проекта; привлечение внешних консультантов; первоначальные закупки основного ПО; первоначальные закупки дополнительного ПО; первоначальные закупки аппаратного обеспечения.
Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются, как правило, один раз, на начальных этапах создания ИС. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ весьма существенно влияет на последующие текущие затраты.
В свою очередь, текущие затраты состоят из трех статей: стоимость обновления и модернизации системы; затраты на управление системой в целом;
затраты, вызванные активностью пользователей ИС ("активность пользователя").
Под "затратами на управление системой" подразумеваются расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов ИС. В этой статье затрат можно выделить некоторые подкатегории:
обучение административного персонала и конечных пользователей; заработная плата;
привлечение внешних консультантов; аутсорсинг;
учебные курсы и сертификация;
техническое и организационное администрирование и сервис.
Стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии "активность пользователя". Эта статья затрат, по данным Gartner Group, имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости ИС. В ней выделяют следующие подстатьи затрат: прямая помощь и дополнительные настройки; формальное обучение; разработка приложений; работа с данными; неформальное обучение;
futz-фактор (параметр, определяющий объем затрат, связанных с последствиями некомпетентных действий пользователя).
Эти затраты связаны, например, с участием администратора в настройке рабочей станции, с оказанием помощи пользователю или с консультациями. По данным аналитических компаний, основные факторы, влияющие на итоговую стоимость владения информационными технологиями, на 75% обусловлены проблемами конечного пользователя.
В дальнейшем активной разработкой методик занималась компания Interpose. На сегодняшний день произошла покупка Interpose компанией Gartner Group. Последняя, в свою очередь, объявила своим основным партнером компанию Microsoft. Поэтому вполне уместно называть методику методикой Gartner Group - Microsoft.
Идея модели:
анализируется структура затрат для каждого типа фондов (серверов, клиентов, принтеров, и т.д.);
осуществляется классификация фондов (портативные компьютеры/настольные, сервер файлы и
печати/сервер приложения, операционные системы);
учитываются все особенности каждого типа фондов;
общие затраты на ИС разделяются на две группы: прямые и косвенные.
Прямые затраты: на аппаратно программные средства;
на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и аутсорсинга, задачи регулирующего и упреждающего управления); на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально -техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, накладные расходы)
на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание); оплату коммуникаций.
Косвенные затраты: связанные с конечными пользователями;
вызванные простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов)
Рассмотрим подробно этапы методики Gartner Group - Microsoft оценки TCO .

Еще по теме Глава 4.3. Модель совокупной стоимости владения ИС:

1. 6.3.1. МОДЕЛИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТОИМОСТИ СОБСТВЕННОГО КАПИТАЛА
2. Глава 25. Модель совокупного спроса и совокупного предложения
3. 4.3.5. Факторы, влияющие на величину совокупной стоимости владения
4. 4.3.6. Факторы, влияющие на увеличение стоимости владения
5. 4.3.7. Факторы, влияющие на уменьшение стоимости владения
6. ГЛАВА 3. Некоторые модели внутрифирменного управления
7. 3.3. Модель совокупного денежного оборота. Денежные потоки.
8. ГЛАВА 2. РЫНОЧНАЯ МОДЕЛЬ ЭКОНОМИКИ. ОСНОВЫ ТЕОРИИ СПРОСА И ПРЕДЛОЖЕНИЯ, СУЩНОСТЬ, ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА РЫНКА
9. Глава 4. Реализация модели результативного управления корпоративными финансами

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право -

Совокупная (общая) стоимость владения ИС (Totalcostofownership, TCO) - это методология, используемая для обоснований решений по инвестициям. Первоначально разрабатывалась как средство для расчета стоимости владения компьютером. Однако в последнее времяэта методика стала основным инструментом для подсчета ССВ и в других областях компьютерных технологий. Например, сейчас имеются методики расчета ССВ документооборота, различных аппаратных платформ, сетей, программного обеспечения.

Основная цель расчета ТСО - управление затратами на ИТ: детализация статей затрат, их анализ и выявление избыточных, достижение наилучшей отдачи от вложений за счет качества ИТ.Методика ТСО наиболее часто используется для сопоставлений вариантов ИТ.

TCO оценивает полные затраты на владение автоматизированной информационной системой на протяжении всего ее жизненного цикла, а не только первоначальные затраты или стоимость закупки.

В совокупную стоимость владения включены две категории затрат: прямые (явные) и скрытые (косвенные, неявные).

В прямые затраты принято включать все, что непосредственно связано с ИТ в течение длительности жизненного цикла - от момента начала проекта ИТ и до прекращения их сопровождения и использования. В зависимости от продолжительности действия определенных затрат различают капитальные (единовременные) и операционные (эксплуатационные, периодические).

Рис. Структура ТСО

Капитальные (единовременные) затраты (К) связаны с созданием проекта информационных технологий, подготовкой ИТ-инфраструктуры и ИР, обучением персонала и т.п. Операционные затраты (О) обеспечивают функционирование ИТ с надлежащим уровнем качества.

К прямым затратам, учитываемым методикой ТСО, относятся:

Капитальные затраты - аппаратное и программное обеспечение ИТ, базы данных, хранилища данных;

Расходы на управление ИТ;

Расходы на техническую поддержку аппаратных и программных средств;

Расходы на разработку прикладного программного обеспечения внутренними силами;

Другие расходы.

Скрытые расходы (Z) рассматриваются как текущие затраты бизнес-системы. Они обусловлены двумя причинами: низким качеством ИТ (например, недоступностью или ненадежностью эксплуатации) и потерями производительности бизнес-системы из-за того, что пользователи ИС вынуждены отвлекаться от своих прямых обязанностей в процессе работы из-за проблем с выполнением функций информационной системы. К скрытым затратам относятся:

Потери времени на самообучение;

Потери времени на самостоятельное решение проблем (без обращения в службу технической поддержки, так называемые HelpDesk или ServiceDesk);

Потери предприятия от сбоев в работе ИТ-системы, когда системы становятся недоступными; и др.

Все это так или иначе приводит к бизнес-потерям. Скрытые расходы могут быть определены только экспертным путем, путем хронометража работы конечных пользователей в течение длительного периода времени, они играют существенную роль в оценке эффективности информационных технологий.

Часто при расчете ТСО косвенные затраты не учитывают.

Действительно в некоторых случаях такой подход оправдан. Так, на первых этапах выбора исполнителя или варианта технического решения косвенные расходы с высокой степенью вероятности окажутся соизмеримыми для всех вариантов и трудозатраты на их оценку будут не оправданны.

Но если необходимо оценить годовой бюджет уже внедренного решения или сравнить технические решения, сопоставимые по показателям прямых расходов и своих технических качеств, без оценки косвенных расходов обойтись будет уже сложно. В такой ситуации косвенные расходы станут еще одним значимым критерием отбора. Например, это актуально для проектов в области информационной безопасности, так как любые методы защиты информации требуют дополнительных действий персонала: как минимум потребуется время для привыкания к нововведению даже при отсутствии негативной реакции и сопротивления.

Структура ТСО разрабатывается под конкретные ИТ с учетом состояния объекта внедрения.

Процесс оценки фактической эффективности ИТ на базе методики ТСО включает в себя следующие работы:

Идентификация ИТ и их составляющих (инфраструктура, система управления, ИР, персонал);

Разработка состава статей затрат на ИТ;

Выбор горизонта учета затрат (один год, три года и т.п.);

Определение учетных точек для сбора данных по затратам на ИТ;

Сбор и анализ фактических затрат на ИТ;

Расчет затрат;

Сравнение с показателями аналогичных компаний;

При использовании методики ТСО для сравнения выбора варианта ИТ необходимо обеспечить формирование требований к количественным и качественным параметрам ИТ, выявление возможных рисков и их оценку, подготовку машинной имитационной модели расчета ГСО.

В зависимости от содержания и особенностей ИТ изменяются статьи затрат, модифицируется методика расчета ТСО, которая характеризуется большой трудоемкостью и требует автоматизации.

Расчет совокупной стоимости владения может осуществляться в двух вариантах:

1) сумма затрат за фиксированный интервал времени, например за три года - TCOsum;

2) удельная сумма затрат за фиксированный интервал времени в расчете на одно рабочее место (автоматизированное рабочее место - АРМ) или на одного работающего.

Показатель ТСО используется для сопоставления со среднеотраслевым или лучшими значениями и является, таким образом, качественной ключевой характеристикой как состояния ИТ, так и работы ИТ-подразделений.

В рамках данной методологии все затраты разделяются на прямые и косвенные. Прямые затраты (явные) составляют затраты, проходящие через бухгалтерию (закупки оборудования и программного обеспечения, оплата услуг консалтинга и технической поддержки и др.). Косвенные затраты (неявные) выявляются сложнее. В них включаются затраты на простои рабочего времени, командировочные, затраты на предотвращение рисков и затраты на устранение их последствий и другие подобные затраты.

Существует несколько методик расчета ССВ. Мы рассмотрим общую технологию расчета ТСО.В общем случае совокупная стоимость владения (ТСО) информационной системой оценивается по следующей формуле:

ТСО = К + n х С,

где К – капитальные (единовременные) затраты на ИС и ИТ;

С – эксплуатационные (периодические) затраты на ИСи ИТ (в год);

n – количество планируемых лет эксплуатации ИС и ИТ.

или с учетом дисконтирования затрат во времени

Для примера рассчитаем и сравним ТСО проприетарного программного обеспечения (программное обеспечение, которое имеет собственника, осуществляющего контроль над этим программным обеспечением ) (ППО ) и свободного программного обеспечения (программное обеспечение, в отношении которого права пользователя на неограниченную установку, запуск, а также свободное использование, изучение, распространение и изменение защищены юридически авторскими правами при помощи свободных лицензий либо на это программное обеспечение нет исключительных прав ) (СПО )корпоративного (прикладного) уровня: ERP, BI, CRM, BPMS, CMS и прочие.

В общем случае для сектора проприетарного ПО совокупная стоимость владения складывается из единовременной и периодических составляющих.

К единовременным затратам можно отнести:

Первоначальную стоимость лицензий, которая формируется из стоимости серверной лицензий и стоимости пользовательских лицензий (конкурентных и/или именованных);

Стоимость услуг внедрения (работы по инсталляции, адаптации, настройки ППО; обучения пользователей; разработки проектной документации и услуг по управлению проектом).

К периодическим затратам на проприетарное программные системы относятся:

Периодические лицензионные выплаты правообладателю ППО за предоставление новых версий ППО;

Затраты на техническую поддержку ППО.

Распределение внутри единовременных затрат (лицензии, услуги внедрения) зависит от объема приобретаемых лицензий и объема внедренческих работ. Каких либо общих правил ценообразования в сфере ППО не выявлено. Часто, в достаточно крупных проектах внедрения ППО, первоначальная стоимость формируется исходя из объема бюджета, выделяемого на проект. Причем, учитывая слабую стандартизацию области автоматизации бизнеса и сложность объективного сравнения различных систем, любой поставщик сможет доказать Заказчику что его предложение функционально и/или технически лучше предложений конкурентов.

Что касается второй составляющей совокупной стоимости владения ППО - периодических затрат, то она составляет у разных поставщиков от 15 до 30 % суммарной стоимости проекта. По ряду программных продуктов, особенно не российских разработчиков, Заказчик обязан осуществлять ежегодные лицензионные платежи даже если ему не требуются новые версии программного продукта. В противном случае будет зафиксировано нарушение условий лицензионного соглашения с правообладателем.

В общем случае приведенная совокупную стоимость владения ППО в течении n (лет) с учетом коэффициента дисконтирования (r) будет равна:

Рассмотрим составляющие приведенной совокупной стоимости владения информационных систем на базе свободного ПО . Из-за отсутствия стоимости лицензий из общей стоимости системы на базе СПО необходимо исключить единовременные и периодические выплаты правообладателю.

Т.е. приведенная совокупную стоимость владения СПО в течении n (лет) с учетом коэффициента дисконтирования (r) будет равна:

Рассмотрим теперь, из чего складывается ТСО информационной системы в целом.

Капитальные (единовременные) затраты носят разовый характер и переносят свою стоимость на продукцию по частям в виде амортизационных отчислений.

Применительно к ИС и ИТ капитальные затраты принято группировать следующим образом:

К = Кпр + К тс + К лс + К по + К ио + К об + К во + К пл + К оэ,

где К пр – затраты на проектирование ИС;

К тс – затраты на технические средства, необходимыедля эксплуатации системы;

К лс – затраты на создание линий связи локальных сетей;

К по – затраты на программное обеспечение (приобретаемое помимо проектируемых для системы прикладных программ);

К ио – затраты на формирование информационной базы (базы данных);

К об – затраты на обучение персонала;

Кво- затраты на вспомогательное оборудование;

Кпл - затраты на производственные площади;

К оэ – затраты на опытную эксплуатацию.

Ктс - могут быть реализованы в следующих формах:

Приобретение средств вычислительной техники (СВТ), необходимых для эксплуатации системы (возможно отнесение на систему некоторого процента от стоимости СВТ, пропорционально используемому ресурсу рабочего времени СВТ);

Аренда СВТ, в том числе лизинг оборудования.

Клс - зависят от типа создаваемых для обеспечения работы системы сетей. Могут включать затраты на строительные работы, связанные с прокладкой кабелей, установкой коммуникационного оборудования и др.

Кпо - включают в себя затраты на системное, прикладное и инструментальное ПО, приобретаемое для системы, помимо разрабатываемого, в рамках проекта ПО. Могут учитываться в виде процента от балансовой стоимости этого ПО, пропорционально используемому для системы ресурсу.

Кио - обычно включают затраты на создание условно-постоянной базы системы (затраты машинного времени, оплата труда работников с отчислениями, стоимость технических носителей, накладные расходы).

Коб - включают разовые затраты на обучение персонала объекта управления работе с системой (учитывается как стоимость труда обучающих, так и оплата времени обучаемых сотрудников в рабочее время).

Кво - включают затраты на системы охранной сигнализации, системы пожарной сигнализации и пожаротушения, стабилизаторов системы электропитания, вспомогательное офисное оборудование и др., устанавливаемые в связи с созданием системы.

Кпл - учитываются в случае необходимости строительства, ремонта, переоборудования помещений для обеспечения функционирования системы на объекте.

Коэ - по своей структуре являются эксплуатационными расходами, учитываемыми за период опытной эксплуатации системы, когда она функционирует одновременно со «старой» системой управления и, как считается, еще не приносит прибыли.

Затраты на проектирование (К пр ) рассчитываются по следующей формуле:

К пр = К свт+ К ипс+ К зп+ К инфр + К проч,

гдеК свт – затраты на средства вычислительной техники для проектирования;

К ипс – затраты на инструментальные программные средства для проектирования;

К зп – затраты на зарплату проектировщиков с отчислениями

Кинфр - затраты «на инфраструктуру»;

К проч – прочие затраты на проектирование.

Ксвт - затраты на средства вычислительной техники, применяемой для проектирования.

В общем случае СВТ при проектных работах могут использоваться для:

Отладки создаваемого для системы ПО;

Оформления проектной документации;

Имитации объекта управления (обычно при создании интегрированных систем).

Возможные варианты затрат:

Приобретение СВТ «под проект» с полным списанием их при завершении работ (редкий случай, в основном, при крупных комплексных заказах по бюджетной тематике), при этом на конкретный проект относят часть этих затрат, про­порциональную доле проекта в комплексе.

Аренда СВТ на период проектных работ;

Аренда машинного времени для проектных целей.

Кипс - затраты на инструментальные программные средства для проектирования.

В общем случае они требуются:

Для написания и отладки программ;

Оформления документации проекта;

Имитации объекта управления.

Возможные варианты затрат:

Приобретение инструментальных средств для одного или группы проектов;

Аренда инструментального ПО в составе арендуемых СВТ;

Создание уникального инструментального ПО (редко встречающийся случай);

Использование нелицензионных программных средств (что является нарушением авторского права).

Кзп - затраты на з/п работников, состоящие из фонда оплаты труда и связанных с ним выплат (налоги, выплаты во внебюджетные фонды и т.д.).

Кинфр - затраты «на инфраструктуру», то есть на все необходимые для нормальной работы проектировщиков условия: оплата помещений, коммунальных услуг, электроэнергии, охраны, работы АУП и вспомогательного персонала и т.д.

Данный вид затрат может калькулироваться напрямую или учитываться в форме накладных расходов, исчисляемых как процент от фонда оплаты труда проектировщиков (обычно в пределах 30-80%).

Основой для расчета данной части затрат является оценка трудоемкости проектирования и потребностей в машинном времени для проекта. Трудоемкость может быть учтена фактическая (если расчеты выполняются после завершения проектных работ) или оценивается по различным методикам.

Кпроч - прочие расходы - затраты на технические носители, командировки, консультации сторонних специалистов и т.д.

Эксплуатационные затраты , в отличие от капитальных, являются повторяющимися. Они повторяются в каждом цикле производства, а рассчитываются в сумме за год.

Эксплуатационные затраты – это себестоимость ИТ продукта или ИТ услуги. В состав эксплуатационных затрат на информационную систему входят:

С = С зп + С ао + С то + С лс + С ни + С проч,

где С зп – зарплата управленческого персонала, работающего с ИС (пользователей ИС) с отчислениями;

С ао – амортизационные отчисления;

С то – затраты на техническое обслуживание, включая затраты на заработную плату персоналу ИС с отчислениями;

С лс – затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернет и др.);

С ни – затраты на носители информации;

С проч – прочие затраты.

– это общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента вступления в и до момента утраты этого права (в связи с продажей актива).

Как посчитать совокупную стоимость владения?

Универсального метода расчета величины совокупной стоимости не существует, потому как структура затрат определяется видом самого объекта. Создаются индивидуальные методики, ориентированные на конкретный объект владения и применяемые отдельно для каждой стадии жизненного цикла. Тем не менее существуют основные принципы расчета и подходы к определению совокупной стоимости владения. Основным подходом является системный – этому исследованию свойственны такие признаки, как иерархичность и структуризация.

Для приблизительной оценки совокупной стоимости владения применяются упрощенные методики расчета ТСО, дающие представление о вероятных потерях по ходу владения. Несмотря на то что эти модели считаются довольно точными, отклонение реальных расходов от прогнозных может оказаться внушительным.

Методика определения ТСО предполагает, что есть два вида издержек: прямые (бюджетные) и косвенные . К прямым расходам относятся все траты, связанные с приобретением активов и отражаемые в бухгалтерской книге (их посчитать не составляет труда), а к косвенным – потери, связанные с обладанием активами. Например, если речь идет об IT-инфраструктуре, оплата услуг хостинга будет именно косвенными издержками. Авторы концепции ТСО утверждают, что косвенные обычно превышают прямые в 3-4 раза. Уместно рассмотреть, в качестве ключевой, формулу:

ТСО = ТСОр + ТСА

где ТСО – общая стоимость владения, ТСОр – стоимость использования, ТСА – прямые траты.

Для фактического расчета издержки типа ТСОр в компании классифицируются на несколько категорий:

• Расходы на человеческие ресурсы (people costs ) – издержки на заработную плату как исполнителям низшего звена, так и руководству топ-уровня.

• Стоимость окружения – расходы на отопление, свет, другие коммунальные услуги, интернет.

• Стоимость сопровождения – например, компании IT-специализации приходится закупать новые компьютеры и регулярно обновлять ПО.

• иного плана – сюда можно отнести, например, траты на интеграцию системы безопасности или организацию тренингов для повышения квалификации персонала.

Львиная доля расходов типа ТСОр приходится на оплату труда персонала - особенно это актуально для фирм, которые занимаются оказанием услуг.

Будьте в курсе всех важных событий United Traders - подписывайтесь на наш

TCO (total cost of ownership) - это методика расчета, созданная чтобы помочь потребителям и руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем.

Затраты на владение КИС - TCO

Эффективность использования КИС в управлении предприятием

Лекция 11

Эксплуатация

Вопросы, постоянно встающие перед персоналом, ответственным за процесс эксплуатации системы:

Модернизация программно-аппаратной части, вызванная физическим и моральным старением компонентов КИС;

Необходимость отслеживания изменений в законодательстве;

Необходимость доработки системы под новые требования ее пользователей;

Обеспечение безопасности информации в процессе эксплуатации и т.д.

Для расчета эффективности применяются такие коэффициенты, как:

· Показатель возврата инвестиций (ROI)

· Совокупная стоимость владения (TCO)

· Анализ эффективности затрат (cost-benefits analysis)

Цель примененияTCO - получить итоговую картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования

Упрощенная методика расчета TCO дает возможность сравнивать затраты на разных временных участках (например, текущий год и прошлый, или текущий квартал и предыдущий), оценивая изменения.

Самое главное, что дает эта методика - понимание структуры затрат на ИТ, а следовательно, и возможностей сокращения этих затрат.

Основной ее недостаток заключается в том, что по ней невозможно сравнивать различные варианты построения системы.

Составляющие затрат

Прямые затраты можно получить по данным бухгалтерии, определив общие затраты на заработную плату, закупки оборудования и ПО. Также по данным бухгалтерии определяется сумма начисляемой амортизации на основные фонды, относящиеся к КИС.

Непрямые затраты получить всегда сложнее. Для расчета многих статей непрямых затрат используются усредненные показатели по отрасли, которые предоставляют и постоянно обновляют консалтинговые компании.

Статистическая информация

Перед началом сбора детальной информации, существует три параметра, которые необходимо знать.

(1) Количество ПК в организации. В учет нужно брать только те компьютеры, которые доступны конечным пользователям, и не включать компьютеры, которые используются в качестве серверов. Указанное количество должно включать и ноутбуки, которые используются пользователями, а также все рабочие компьютеры сотрудников отдела ИТ.

(2) Количество пользователей в организации . Это может быть число, отличное от предыдущего, так как иногда пользователи имеют несколько компьютеров, либо несколькими пользователями используется один.

(3) Средняя зарплата пользователя . Ответ на этот вопрос точно можно получить по данным бухгалтерии. Средняя цифра должна рассчитываться по всему персоналу (производственному и управленческому).

Прямые затраты на оборудование и ПО

В стоимость покупки оборудования и программного обеспечения входят все затраты, связанные с закупкой клиентских рабочих мест, серверов, сетевого и периферийного оборудования, а также любого связанного с этим оборудованием программного обеспечения. Затраты на оборудование и ПО не включают затраты на оплату труда обслуживающего персонала.

В оборудование включаются:

· настольные и переносные ПК;

· серверы;

· периферийные устройства (принтеры, сканеры и пр.);

· оперативная память;

· устройства хранения информации;

· устройства CDROM;

· источники бесперебойного питания;

· карты расширения всех видов;

· сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т. д.);

· кабельная система.

В программное обеспечение включаются:

· новое ПО и обновления для всех типов рабочих станций, серверов и телекоммуникационного оборудования;

· операционные системы;

· коробочное ПО (текстовые процессоры, электронные таблицы и т. д.).

Не включается ПО, разработанное самостоятельно- оно будет учтено далее.

(4) Средние затраты на закупку оборудования в год. Использование статистики за 12 прошедших месяцев дает хороший показатель, однако, следует помнить, что большинство компаний, делающих крупные закупки техники, в основном рассматривают такие закупки как капитальные вложения, а не затраты текущего периода (тогда они учитываются в амортизации, п. 6).

(5) Средние затраты на ПО в год. По аналогии с оборудованием, капитальные затраты не включаются в эту стоимость, а учитываются в амортизационных отчислениях п. 6.

(6) Ежегодная сумма амортизации капитальных вложений в оборудование и ПО . Сумма амортизации рассчитывается бухгалтерией для основных фондов и нематериальных активов.

(7) Ежегодные затраты на комплектующие . Включают ежегодные затраты на комплектующие и расходные материалы по всей организации (дискеты, CD, ленты, тонер и картриджи).

(8) Годовые затраты на аренду оборудования и ПО. Сюда включаются все затраты на аренду оборудования и программного обеспечения.

Управление и персонал

Информация о затратах на оплату труда должна включать накладные расходы, премии, налоги и другие платежи.

(9) Годовые затраты на оплату персонала по категориям (включая руководство). Если в организации имеется несколько офисов, все они должны быть учтены. Если в других службах, например отделе закупок, есть сотрудники, которые тратят часть своего времени на работу для службы ИТ, пропорциональная часть из их оплаты должна быть отражена в соответствующей категории этого раздела.

Для учета непредвиденных расходов предлагается увеличивать затраты на 30%.

(10) Командировочные затраты за год . Обычно сотрудники службы ИТ не работают на одном месте постоянно, а выезжают для выполнения работ в другие подразделения.

(11) Консультационные услуги третьих фирм и другие связанные с этим затраты. В эту категорию попадают затраты, связанные с консалтинговыми услугами, которые используются для решения отдельных задач.

(12) Затраты на задачи, делегированные другим организациям . Часто организация не реализует все задачи самостоятельно, а использует аутсорсинг.

(13) Затраты на обучение персонала вопросам ИТ в год. Затраты на внутреннее обучение пользователей уже учтены в п. 9 и не включаются в эту категорию. Но если были затраты на обучение сторонними организациям - их нужно включить сюда.

(14) Стоимость обслуживания техники по контрактам в год. Если какие-либо работы по обслуживанию техники поручаются сторонним организациям, эти затраты должны быть учтены в данном разделе. Если контракт на сопровождение был оплачен единожды на несколько лет вперед, то его нужно учитывать в этом разделе по частям, как амортизацию капитальных вложений.

Развитие

Затраты на развитие будут включать ежегодную оплату труда и расходов на производство и поддержку всех приложений. Существует две большие группы приложений:

Бизнес-приложения , которые используются главным образом пользователями, ведущими основной бизнес компании (приложения для бухгалтерского учета, обработки счетов, продаж, заработной платы, складского учета, управления персоналом).

Инфраструктурные приложения не влияют напрямую на бизнес, но используются для поддержания системной инфраструктуры (приложения для управления системами, коммуникационное ПО, СУБД и комплекты программ для офисной деятельности).

(15) Ежегодные затраты на оплату труда по направлениям разработки. Можно выделить четыре группы:

· проектирование - персонал, вовлеченный в сбор требований пользователей, определения спецификаций, создания архитектуры и прототипов проекта;

• разработка - персонал, вовлеченный в создание кода программ;
• тестирование - персонал, отвечающий за качество и тестирование;
• документация - персонал, вовлеченный в контроль конфигурации и техническое описание приложений.

(16) Ежегодные затраты на заработную плату по сопровождению имеющихся систем. Идентична категории разработки "новых" приложений п. 15 и охватывает персонал, вовлеченный в обслуживание существующих приложений.

(17) Ежегодные затраты на оплату услуг консультантов (см. п. 11) или сервисных организаций в части развития. Эта категория должна включать любые оплаты сторонним организациям или частным лицам за проектирование, разработку, тестирование или документирование работы в связи с новыми или существующими проектами.

Связь

(18) Ежегодные затраты на аренду выделенных линий и каналов связи. Сюда входят ежемесячные повторяющиеся затраты на коммутируемые и выделенные каналы (например, модемные 56k, ISDN, T1 и T3 потоки).

(19) Ежегодные затраты на удаленный доступ. Включает затраты на оплату удаленного доступа к локальной сети, затраты на Web-хостинг, платежи провайдерам Internet.

(20) Годовая стоимость корпоративных сетей передачи данных. Включает любые затраты, связанные с пользованием сетями передачи данных большой дальности (WAN).

Непрямые затраты

Сюда относятся такие связанные с ИТ затраты, которые не входят в бюджеты и не измеряются большинством отделов ИТ. Наиболее весомой частью обычно является сопровождение пользователем своего компьютера и ПО, а также помощь коллегам.

Это включает

· самостоятельную отладку систем при возникновении ошибок,

· резервное копирование и восстановление ценной информации,

· операции с файлами и каталогами,

· внеплановое обучение в рабочее время и программирование малых (или больших) приложений.

Не существует точного способа измерить, сколько времени пользователь потратил на выполнение задач, связанных с ИТ, без детального учета времени или статистически верных наблюдений. Для тех, кто не имеет возможности и ресурсов проводить многочасовые измерения, существуют средние отраслевые показатели по каждой категории.

Затраты пользователя на ИТ

(21) Количество часов на самообучение работе с компьютером и ПО одного пользователя. При ознакомлении нового пользователя с корпоративной компьютерной системой тратится время на его обучение. Аналогично, когда новое приложение вводится в организации, все пользователи нуждаются в тренинге или знакомстве с программой. Эти и другие затраты на обучение включаются в эту категорию. Исследования показывают, что 40 часов в год - достаточно обоснованное значение. Если необходимо, можно использовать другое значение, более близкое к реалиям конкретного предприятия.

(22) Количество часов, затрачиваемых одним пользователем на обслуживание файлов, компьютера и программ, написание скриптов и программ. Исследования показывают, что 40 часов в год - достаточно точное значение.

Простои

(23) Количество часов простоя в месяц в связи с плановыми/внеплановыми остановками в работе сети/системы. Является измерителем годовых потерь производительности, когда пользователи не могут выполнять свою работу, по причине недоступности их компьютеров или программ.

Причин может быть много, например, следующие:

• ожидание решения проблемы службой поддержки;
• планируемая или внеплановая остановка системы;
• недоступность одной или нескольких программ;
• проблемы сервера, приводящие к недоступности информации.

Среднее значение в настоящее время определяется как 2 часа в месяц на пользователя (если собственная статистика дает другие цифры - можно использовать их).

После того как на все вопросы дан ответ, расчет показывает усредненную годовую совокупную стоимость владения компьютером (для сравнения, в настоящее время среднее значение по США составляет около $10 000 на компьютер).

АНАЛИЗ ОБЩЕЙ СТОИМОСТИ ВЛАДЕНИЯ

Прежде чем выбрать поставщика, закупщику следует проанализировать совокупную стоимость владения. (total cost of ownership, TCO). В самом широком определении совокупная стоимость владения промежуточным или потребительским товаром включает все затраты, в частности, на управление, контроль сроков и условий выполнения, ускорение прохождения запасов, входящие перевозки, проверки и тестирование, повторные работы, хранение, отходы, гарантии, обслуживание, простои, возврат заказчикам и упущенную выгоду. Другими словами, совокупная стоимость владения складывается из цены приобретения и всех других затрат, относящихся к данному продукту. Подход на основании полной себестоимости требует хорошего взаимодействия технологов, службы качества, технического департамента и службы закупок, чтобы координировать требования, например, спецификации и допуски, поскольку они влияют на решения, принимаемые менеджерами по поставкам. Чтобы добиваться лидерства по затратам, важно, чтобы представители службы закупок привлекались к процессу закупок уже на ранних этапах.

Для определения всех составляющих затрат применяются модели TCO, чтобы с их помощью сократить или исключить затраты по каждой составляющей, вместо того, чтобы просто сравнить цены. Конечно, идентифицировать и отслеживать все элементы затрат и использовать информацию так, чтобы объективно сравнивать разных поставщиков, - задача сложная.

Концепция ТСО основывается на том, что стоимость приобретения составляет лишь часть всех затрат, связанных с владением товаром или услугой. Хотя ТСО используют, чтобы определить фактические затраты и принять решение по поставкам, ТСО также может использоваться и для других целей: 1) чтобы изыскивать возможности снижения затрат; 2) чтобы помогать оценивать поставщиков и отбирать наиболее подходящих из них; 3) чтобы получать данные, необходимые для ведения переговоров; 4) чтобы сфокусировать поставщиков на поисках возможностей по снижению их затрат; 5) чтобы подчеркивать преимущества дорогих, но высококачественных продуктов; 6) чтобы понять, что ожидается от поставщиков; 7) чтобы формировать долгосрочную перспективу поставок; 8) чтобы составлять прогнозы показателей деятельности.

Существует ряд методов, пользуясь которыми можно оценивать совокупную стоимость владения. Каждая компания должна создавать или пользоваться готовым методом моделирования затрат, который лучше всего отражает ее потребности. При тесных взаимоотношениях покупателя и поставщика продавец может согласиться сообщить покупателю данные по затратам. В других ситуациях покупателю или команде, занимающейся сорсингом, возможно, потребуется создать собственную модель затрат, чтобы с ее помощью подготовиться к ведению переговоров с поставщиком. Существуют разные подходы к моделированию затрат, от неформальных до самых современных сложных компьютерных моделей. Компании, как правило, используют модели нормативных издержек (standard cost models), которые можно применять к самым разным ситуациям поставок, или модели особых затрат (uniquecost models), которые разрабатываются для конкретного вида продукции или при особых ситуациях.

Один из способов анализа элемента затрат демонстрирует модель, учитывающая три составляющие расходов: 1) затраты до совершения транзакции (например, на выявление потребностей, квалификацию источников и включение данных по поставщику во внутренние системы); 2) трансакционные затраты (например, на закупку, инспекцию поступающей продукции и административные расходы); 3) затраты после совершения транзакции (например, на устранение брака, ремонт и эксплуатацию). Стоимость приобретения также можно разбить на отдельные элементы. Каждый из этих элементов закупщик может изучить, стараясь найти участки, где можно сократить затраты или вообще не допустить их появления. Элементы затрат по своей природе могут быть как материальными, так и нематериальными, из-за чего многие из них трудно оценить.

Идея этой модели заключается в том, что следует попытаться идентифицировать и проанализировать все факторы, влияющие на совокупную стоимость владения, так как эти факторы определяют большинство стратегий в области поставок. К примеру, долгосрочные и тесные взаимоотношения покупателя и поставщика; партнерские соглашения и союзы; привлечение поставщиков и специалистов по закупкам на ранних стадиях - все это может помочь лучше смоделировать общие затраты, улучшить ход переговоров и принимаемые решения, в результате чего конкурентоспособность компании повысится.